Este Memorando de Información (IM, sigla en inglés) aclara la orientación de políticas sobre los cupos vacantes en los programas Head Start, con un enfoque en los cupos vacantes debido al ausentismo crónico.

Un cupo queda vacante cuando un niño que está matriculado en el programa (y que ha asistido anteriormente) deja de asistir por un período prolongado de tiempo. Este cupo vacante es una oportunidad perdida para un niño que no asiste al programa y para un niño elegible que está en lista de espera para los servicios de Head Start. Los programas deben trabajar con la familia para que el niño vuelva a asistir o determinar si el cupo queda vacante y llenarlo para que el máximo de niños elegibles puedan recibir los servicios de Head Start.

Este Memorando de Información (IM, sigla en inglés) aclara en qué momento el cupo de un niño de un programa Head Start se considera vacante después de ausencias prolongadas y ofrece estrategias para mejorar el acceso y la participación de los niños y las familias a los programas.

Aclaración de los requisitos sobre cupos vacantes

Las Normas de Desempeño del Programa Head Start (Normas de Desempeño) especifican que un programa Head Start debe mantener su nivel de matrículas subvencionadas y llenar cualquier cupo vacante lo antes posible y en un plazo de 30 días (45 CFR §1302.15(a)). Esto no reemplaza ningún requisito establecido por un estado sobre la matrícula oportuna de niños en programas financiados por el estado.

La Oficina de Head Start (OHS) requiere que el programa reporte un cupo como vacante tan pronto como la familia o el tutor avise que el niño no regresará al programa. El programa debe determinar que el cupo queda vacante después de que un niño no asista durante un máximo de 30 días (que deben contarse como 30 días calendario consecutivos) y se haya realizado un mínimo de tres intentos para volver a involucrar a la familia. Al determinar que el cupo queda vacante, se anula la matrícula de ese niño. Esta medida no se considera como una expulsión, según se describe en §1302.17.

Si el programa ha reservado uno o más cupos de matrícula para niños y mujeres embarazadas que carecen de vivienda o niños en cuidado adoptivo temporal, puede mantener ese cupo durante 30 días (§1302.15(c)). Si un cupo reservado no se llena después de 30 días, queda vacante y debe llenarse en un plazo de 30 días. Al llenar los cupos vacantes, se espera que los programas se refieran a su lista de espera, que clasifica a los niños de acuerdo con los criterios de selección del programa como se describe en §1302.14(c).

Las Normas de Desempeño también son claras en cuanto a que los programas deben implementar estrategias para promover la asistencia, incluido el uso de datos individuales de asistencia de niños para identificar a los niños con patrones de ausencia que los ponen en riesgo de perder el 10 por ciento de los días del programa por año. Si un niño deja de asistir, el programa debe hacer todo lo posible para que involucrar a la familia y reanudar la asistencia(§1302.16(a)(3)). Los esfuerzos para volver a involucrar a la familia deben incluir, como mínimo, comunicarse directamente con el padre de familia o tutor o realizar una visita domiciliaria. Cada contacto o intento de contacto con la familia debe documentarse en el archivo del niño o en el sistema de mantenimiento de registros del programa.

Situaciones en las que se pueden hacer excepciones

Las Normas de Desempeño describen la expectativa de llenar cualquier vacante lo antes posible y en un plazo de 30 días (§1302.15 (a)), y la OHS generalmente considera que un espacio está vacante tan pronto como una familia ha confirmado que el niño no regresará al programa (o cuando un niño no ha asistido por un máximo de 30 días), como se describió anteriormente. Sin embargo, los programas Head Start pueden desarrollar políticas y procedimientos que permitan excepciones limitadas para determinar cuándo un cupo queda vacante, ya que existen algunas circunstancias únicas que pueden influir en la asistencia de un niño. Por ejemplo circunstancias familiares complejas que requieran viajar fuera del área de servicio por más de 30 días, una enfermedad prolongada u hospitalización del niño, estar en proceso de recuperación tras un desastre, o una emergencia familiar que impida llevar al niño al programa. Los programas deben documentar la justificación para permitir la excepción en el archivo del niño o en los sistemas de mantenimiento de registros.

En circunstancias excepcionales, un niño puede ser suspendido temporalmente de un programa Head Start (§1302.17(a)). La suspensión temporal solo puede utilizarse como último recurso cuando existe una amenaza grave a la seguridad que no ha sido reducida o eliminada mediante las intervenciones y apoyos recomendados por el consultor de salud mental, y el programa necesita tiempo para implementar los servicios adecuados. En estos casos, una suspensión temporal no contaría para el máximo de 30 días antes de que un espacio se considere vacante. Si se considera necesaria una suspensión temporal, el programa debe ayudar al niño a volver a participar plenamente en todas las actividades del programa lo más rápido posible al tiempo que garantiza la seguridad del niño. El programa debe explorar y documentar todos los pasos que se tomaron para abordar las conductas y mecanismos de apoyo necesarios y así facilitar el reingreso seguro del niño y la participación continua en el programa como se describe en §1302.17 (a) (4).

Si el programa cancela la matrícula de un niño debido al ausentismo crónico, la OHS recomienda a los programas permitir que la familia se vuelva a matricular si hay una vacante disponible. Si el programa ya no puede acomodar a la familia, debe poner al niño en la lista de espera y ayudarles a identificar una opción de cuidado alternativo.

Recordatorios sobre los informes de matrícula

Todos los programas Head Start deben reportar su matrícula mensual en el sistema Head Start Enterprise System (HSES) de Head Start Preschool o Early Head Start como parte de cada subvención (641A(h)(2)). En conjunto, las siguientes categorías conforman el total de cupos de matrícula del mes: cupos llenos, cupos reservados y cupos vacantes de menos de 30 días. Los programas pueden hacer cambios en la matrícula que se reporta cada mes hasta que empiece el siguiente periodo.

Para efecto de los informes de matrícula, un cupo que está vacante por menos de 30 días se cuenta como parte de los cupos matriculados del programa. Los programas pueden reportar cualquier cupo que haya estado vacante por menos de 30 días como matriculado ese mes. Esto les da a los programas la oportunidad de matricular a otra familia. Después de 30 días, los cupos ya no se pueden contar como cupos matriculados (§1302.15(a)). Al comienzo del año programático, todos los cupos que no se han llenado se consideran vacantes, a menos que estén reservados, y deben llenarse lo antes posible.

Importancia de la asistencia y prevención del ausentismo crónico

En los programas Head Start, el ausentismo crónico significa perder el 10 por ciento de los días del programa por año. Se ha demostrado que el ausentismo crónico, incluso entre los niños en edad preescolar y kínder, está relacionado con ausentismo crónico, reprobación del curso escolar y bajo rendimiento académico en el futuro.¹

Los niños que viven en la pobreza tienen de dos a tres veces más probabilidades de ausentarse crónicamente de la escuela. El ausentismo crónico puede tener efectos desproporcionadamente negativos en los niños que viven en la pobreza porque sus familias a menudo carecen de acceso a los recursos necesarios para compensar el aprendizaje perdido.² Establecer un patrón de asistencia constante mejora el desarrollo cognitivo, las habilidades sociales y el éxito educativo de los niños a largo plazo.

Estrategias para mejorar el acceso y la participación de los niños y las familias en los programas

Se requiere que los programas Head Start implementen estrategias para promover la asistencia (§1302.16(a)(2)). A continuación, se enumeran algunas estrategias que los programas pueden usar para abordar el ausentismo crónico y aumentar la asistencia regular:

• Establecer relaciones con las familias para mejorar la comunicación.
  • Los líderes de los programas deben reforzar el mensaje de que la asistencia regular es fundamental para el progreso de los niños. El personal de servicios para niños y familias debe reforzar este mensaje y destacar la importancia de la asistencia durante las conferencias de padres y maestros y otras oportunidades de participación, y conversar sobre los beneficios de la asistencia regular con las familias.
    • Los programas deben garantizar que todo el personal pueda establecer relaciones de confianza con las familias. Estas relaciones son la base para entender las dificultades de las familias y los niños. Como parte de estas relaciones continuas, el personal puede tener conversaciones regulares con las familias sobre el valor y los beneficios de la asistencia, así como resolver problemas sobre circunstancias familiares específicas que puedan afectar negativamente la asistencia de los niños.
• Los programas pueden participar en asociaciones comunitarias que apoyen el bienestar de los niños y las familias y promuevan la asistencia de los niños. Los proveedores de salud física y mental, los servicios de apoyo familiar, las organizaciones de vivienda y los proveedores de cuidado infantil con horarios extendidos pueden ayudar a los programas a promover el bienestar, la estabilidad y la asistencia de los niños y la familia.
• Los programas deben llevar un seguimiento de la asistencia de cada niño. Los programas también deben examinar las barreras para la asistencia regular, como el acceso a un transporte seguro y confiable y, cuando sea posible, proporcionar o facilitar el transporte para el niño si es necesario (§1302.16(a)(2)(v)).
• Los programas deben revisar y analizar regularmente los datos individuales de asistencia de los niños para identificar tendencias y patrones en las ausencias y desarrollar sistemas de apoyo específicos para las familias. Si la tasa de asistencia diaria promedio mensual de un programa cae por debajo del 85 por ciento, el programa debe analizar las causas del ausentismo para identificar cualquier problema sistemático que contribuya a la tasa de ausentismo del programa (§1302.16(b)).
• Los programas deben usar datos de salud para identificar tendencias en las ausencias de los niños que estén relacionadas con la salud e implementar estrategias que mejoren la asistencia. Pueden ayudar a mejorar la asistencia utilizando políticas y procedimientos que promuevan la salud, reduzcan la propagación de enfermedades y prevengan lesiones. Los programas deben individualizar los sistemas de apoyo para cada familia cuando las ausencias están relacionadas con la salud, y proporcionar educación y recursos para que los miembros de la familia prevengan enfermedades y lesiones e identifiquen cuándo un niño está enfermo y necesita tratamiento.
• Los programas deben utilizar un enfoque multidisciplinario que facilite la coordinación y la colaboración entre la salud mental y otros servicios relevantes del programa, incluidos los servicios de educación, discapacidad, participación familiar y salud. Un enfoque multidisciplinario, que incluya consultores de salud mental, puede ayudar a los programas a identificar por qué puede haber ausentismo crónico y apoyar a los niños y las familias para que logren una asistencia regular.

Gracias por su labor en favor de los niños y las familias.

Atentamente,

/ Tala Q. Hooban /

Tala Q. Hooban
Capitana, Servicio de Salud Pública de EE. UU. 
Directora Interina
Oficina de Head Start